打印与扫描的信息保护：设备共享时的基本边界
打印机常被视为普通办公设备，但它会接触文件名称、打印队列、扫描件和无线网络。信息保护不需要复杂术语，从限制访问范围、及时取件、核对保存位置和更新设备软件开始，就能减少许多可避免的暴露。
不要让文件在出纸盘等待
含有个人信息、报价、账号或内部资料的任务，应在设备附近时再发送，出纸后立即取走。多人环境中可先打印一页确认设备正常，再发送完整任务，避免因选错设备让整份文件落到别处。离开前检查纸盒旁、出纸盘下方和扫描台是否遗留页面。
控制网络访问范围
打印机应连接到可信网络，并使用不易猜测的管理密码。访客网络是否允许发现设备，需要根据实际需求判断；若没有访客打印需求，可避免把设备暴露给不必要的终端。路由器或设备软件更新时，安排在不影响重要任务的时段完成，并在更新后测试打印功能。
扫描文件先确认目的地
扫描到电脑、共享文件夹或电子邮箱前，核对名称和路径。共享文件夹不宜设置为所有人都能随意浏览；使用公共电脑时，扫描完成后检查本地下载目录和最近文件列表。文件命名应避免包含过多敏感内容，尤其是在设备屏幕会显示最近任务名称的情况下。
管理界面只给必要人员使用
设备的网络设置、地址簿和维护选项应由明确人员管理。更换人员时及时更新密码和访问权限，避免旧账户持续有效。不要将密码写在设备外壳或共享聊天记录中；需要交接时使用所在团队认可的安全方式传递。
发生误发时先缩小影响
发现任务发送到错误设备时，尽快取消队列并到对应位置取走已输出页面。若扫描件保存到了错误目录，按权限范围处理副本并通知相关管理者。保留发生时间、文件名称和设备名称，方便追踪，但不要在公开渠道转发文件内容。